Bewerbervorbereitung: Das Jugendamt kann nach transparenten WPF-Standards und -Verfahren auf vorbereitete und persönlich geeignete Pflegepersonen zurückgreifen. Nach der Vorbereitung liegt ein Profil der Pflegeperson vor. 

Vermittlung: Das Jugendamt kann sich auf einen standardisierten Vermittlungsprozess verlassen. Die WPF-Beraterin oder der WPF-Berater übernimmt eine koordinierende Funktion zwischen den Beteiligten im gesamten Prozess. Die Vermittlung beginnt mit der Anfrage des zu belegenden Jugendamtes und endet mit dem Einzug des Kindes/des Jugendlichen im Haushalt der WPF oder mit einer vorzeitigen Beendigung des Vermittlungsprozesses durch eine der am Prozess beteiligten Personen. Die direkte Anbahnungsphase beginnt mit dem ersten Kontakt zwischen WPF-Bewerbern und dem Kind oder Jugendlichen.

Herkunftssystem und Besuchskontakte: Nach dem Einzug des Kindes in die WPF bleibt das Herkunftssystem (Eltern, Geschwister, Verwandte etc.) präsent. Eltern werden regelmäßig über die Entwicklung ihres Kindes informiert, Vereinbarungen über Umgangskontakte werden im Hilfeplangespräch getroffen und die Kontakte werden durch die WPF-Beraterin oder den WPF-Berater in der Regel zunächst begleitet. Ziel ist, eine für das Pflegekind entwicklungsfördernde Zusammenarbeit zwischen Herkunftssystem, WPF, Jugendamt und WPF-Beraterin bzw. WPF-Berater zu entwickeln.

Vorbereitung und Teilnahme am Hilfeplangespräch: Entsprechend der Vorgaben des § 36 Abs. 2 SGB VIII nimmt die WPF-Beraterin oder der WPF-Berater am Hilfeplangespräch teil. Sie bereiten das Hilfeplangespräch mit den Pflegeeltern und dem Pflegekind vor.

Kontinuierliche Begleitung und Beratung: Der regelmäßige Beratungsprozess in und mit der Familie wird von einer WPF-Beraterin oder einem WPF-Berater unter systemischen Gesichtspunkten durchgeführt. Die Beratung findet überwiegend im Haushalt der WPF statt. Die Häufigkeit der Beratungsgespräche und Hausbesuche richtet sich nach dem Bedarf der Familien, je nach Beratungsschlüssel. Aufgrund der fachlichen Einschätzung der WPF-Beraterin oder des WPF-Beraters können ebenfalls Personen aus dem sozialen Umfeld in die Beratung mit einbezogen werden. Eine Beratung einzelner Familienmitglieder oder familiärer Teilsysteme ist im Bedarfsfall ebenfalls vorgesehen.

Einzelkontakt zum Kind/Jugendlichen: Besondere Bedeutung haben Einzelkontakte zwischen WPF-Beraterin oder WPF-Berater und dem Pflegekind. Die gewonnenen Erkenntnisse fließen in die Beratungsprozesse mit der WPF, dem Jugendamt, der Herkunftsfamilie und sonstigen am Prozess Beteiligten ein und helfen, die Beratung optimal an den Bedürfnissen des Kindes zu orientieren. Besonders steht die Beraterin oder der Berater dem Kind oder Jugendlichen als Bindeglied zur Herkunftsfamilie zur Seite. Bestandteil der Einzelarbeit mit dem Pflegekind ist die Aufarbeitung und Integration der jeweiligen Geschichte des Kindes.

Biografiearbeit: Die eigenen Lebensgeschichte zu kennen, sich damit konkret auseinander zu setzen und sie anzunehmen, wird gefördert, um die zur Identität zu festigen. Intensität und Tiefe sowie Wahl der Methoden werden dem Alter, Entwicklungsstand und Interesse des Pflegekindes angepasst.

Vernetzung mit Kooperationspartnern: WPF-Berater:innen organisieren die Vernetzung unterschiedlicher der Kooperationspartner und Hilfesysteme. Sie stimmen Leistungen und unterstützende Maßnahmen, die im Hilfeplan gemeinsam festgelegt wurden, aufeinander ab.

Vertragliche Leistungsgarantien für die WPF: Der einheitliche WPF-Vertrag regelt alle zu erbringenden Leistungen zwischen der Pflegefamilie und dem WPF-Träger.

Krisenintervention ist kennzeichnend für Beratungsprozesse in der Arbeit mit traumatisierten Kindern und Jugendlichen. In akuten Problemlagen ist eine zeitnahe Begleitung und Unterstützung notwendig.
Daher ist die Erreichbarkeit der WPF-Beraterin oder des WPF-Beraters auch außerhalb üblicher Dienstzeiten gewährleistet. Ein Höchstmaß an Offenheit, Kommunikationsfähigkeit und Selbstreflexion sowie die Einbeziehung der Co-Beratung unterstützt das Krisenmanagement. Ein Netzwerk ambulanter Dienste und Institutionen kann im Bedarfsfall hinzugezogen werden.
Das intensive psychosoziale Unterstützungsangebot kann verhindern, dass andere Schutzmaßnahmen (wie z. B. Inobhutnahmen, Einweisung in die Kinder- und Jugendpsychiatrie) eingeleitet werden müssen. Die WPF-Beraterin oder der WPF-Berater erfüllt in einer Krise die Informationspflicht gegenüber dem verantwortlichen Jugendamt.

Fortbildungen: Das LWL-Landesjugendamt Westfalen lädt mit seinem Fortbildungsprogramm auch Pflegeeltern ein - es kann aber nicht davon ausgegangen werden kann, dass sämtliche Pflegeeltern hierdurch erreicht werden. Jeder WPF-Träger muss daher zusätzlich eigene Fortbildungsangebote für die durch ihn beratenen und betreuten Pflegefamilien anbieten.

Gruppenangebote: Die Träger garantieren die Durchführung von mindestens acht Gruppenangeboten pro Jahr, wie z. B. themenspezifische Elternarbeitskreise, gemeinschaftliche Wochenendfahrten, Wochenendseminare, spezielle Angebote für die Pflegekinder sowie gemeinsame Feste. Die Gruppenangebote sind ein wichtiger Entlastungsfaktor für die WPF. Sie sichern den Aufbau von sozialen Kontakten und fördern den Austausch untereinander.

Aufhebung des Beratungsvertrags: Die Aufhebung des Beratungsvertrages geschieht beispielsweise durch die Verselbständigung des Jugendlichen oder durch eine Veränderung der Lebensperspektive. Die Begleitung dieses Prozesses erfolgt als Leistung für die Pflegefamilie und das Pflegekind bis längstens drei Monate nach Beendigung der Hilfe.

In der Trägerkonferenz werden sämtliche Beschlüsse gefasst, die das WPF-System und dessen Qualitätsmerkmale betreffen - grundsätzlich mit einer 2/3-Mehrheit der WPF-Träger. Jeder WPF-Träger, unabhängig von der Größe der Einrichtung oder der Anzahl der von ihm betreuten Westfälischen Pflegefamilien, hat dabei eine Stimme.
Um das WPF-System transparent zu gestalten, werden die verabschiedeten Protokolle der Trägerkonferenzen hier bereitgestellt.

Die Beschlüsse der Qualitätskommission werden in der Trägerkonferenz bestätigt oder mit einem weiteren Auftrag versehen. Die Qualitätskommission kann Arbeitsgruppen für bestimmte Themen bilden (etwa die AG Tagessatz).

Regionale Arbeitskreise der Berater:innen in Bielefeld, Hamm und Münster: Das LWL-Landesjugendamt Westfalen bietet an den drei Standorten Bielefeld, Hamm und Münster jeweils fünf mal im Jahr Arbeitskreise für die WPF-Berater:innen an, in denen diese sich austauschen und vernetzen können.

Gemeinsamer Arbeitskreis der Berater:innen: Einmal im Jahr findet ein gemeinsamer, überregionaler Arbeitskreis für die WPF-Berater:innen statt. Hier werden aktuelle Themen der Pflegekinderhilfe und Themen, die den Trägerverbund betreffen, besprochen.

Gemeinsamer Arbeitskreis der Co-Berater:innen: Zweimal im Jahr werden die WPF-Co-Berater:innen zum gemeinsamen, überregionalen Arbeitskreis nach Münster eingeladen. Neben Themen, die ausschließlich die Perspektive der Co-Berater:innen in den Fokus stellen, werden aktuelle Informationen aus den anderen Gremien durch das LWL-Landesjugendamt Westfalen transportiert.